Dijital Dönüşüm, son dönemlerde pek çok kişi ya da firma tarafından sıklıkla duyulmakta olan bir kelimedir. Sosyal medyanın gücü, teknoloji ve internet gibi benzer yenilikler kullanılarak firmaların eski geleneksel yapısı dijital dönüşüm ile yenilikçi bir sisteme dönüşmektedir.

Dijital Dönüşüm nedir?

Günümüzün bilgi teknoloji ürünlerini en etkin biçimde kullanarak ve diğer süreçlerini benimseyerek zamandan, paradan ve işin süreçlerinden tasarruf edecek bir duruma gelmenize sebep olan şeydir.

Şimdilerde birçok farklı işletme kolu dijitalleşme yolunda önemli adımlar atmış bulunmaktadır. Eski tip analog kullanım şeklinden dijital hayata geçiş dijital dönüşüm şeklinde isimlendirilir.

Dönüşüm demek, iş hayatının en etkin bir şekle dönüşmesi için tercih edilen yenilikçi teknolojiyi oluşturmaktır.

Hayatımızın pek çok farklı alanında yer tutan dijital dönüşüm, e ticaret şeklinde sıklıkla kullandığımız sistemlerin başını çekmektedir. Evrak yükünü ortadan kaldırarak yerden ve kâğıttan tasarruf ettirerek şekilde bir kolaylığı da beraberinde getirmektedir.

Dijital dönüşüm neden önemli

Dijital dönüşüm neden önemli mi? O kadar çok sağladığı özel fayda var ki nereden başlamak gerektiğini bilemiyoruz.

Kurumsal ya da şahsi firmalara açısından oldukça önemli kolaylıkları beraberinde getirdiğini en başta söylemek isteriz.

Firma sahipleri bu yenilikçi sistemler sayesinde dijital dönüşüm ile daha kolay rekabet imkânı bulabilmektedir.

İşin her bir sürecine etki eden detaylara sahiptir. Daha etkin sonuçlar, kısa sürede daha fazla ürün ve önemli stratejilerin hayata dahil edilmesine büyük katkısı bulunmaktadır.

Şirketlerde dijital dönüşüm süreci nasıl başlamalı?

Bu yenilikçi dijital değişimin başlaması için en başta bir takım unsur gereklilikleri bulunmaktadır.

Bunlar ise;

• İnsan
• Süreç
• Teknoloji

Önce insan yani personellerin eğitilmesi ile sürece başlanması gerekmektedir Süreç için gerekli alt yapının sağlanması ve var olan teknolojiye geçisin sağlanarak uygulanır hale gelmesi bir an önce gerçekleştirilmelidir.

Ardından dijital dönüşümün en iyi biçimde yönlenmesi, yönetilmesi ve hızlı bir biçimde uygulanması gerekmektedir.

Şirketlerde dijital dönüşüm örnekleri nelerdir?

Dijital gelişim ya da dönüşüm ismiyle adlandırılmakta olan bu olay, sıklıkla günlük yaşamda da karşımıza çıkmakta olan sayısız örneklere sahiptir.  Baştan sona kendi bünyesine bunu adapte edebilmiş firmalarda  da bu örneklere denk gelmek mümkündür.

Dijital dönüşüm örnekleri nelerdir?

• Dijital dönüşüm ile ilgili olan tüm aşamaları benimseyerek e-ticaret aşamasına geçiş yapmış firmalar
• Yapay zekâ uygulamalarına bağlı olarak ortaya çıkan robotlaşma ve otomasyonlar
• Eski tip dosyalamayı ortadan kaldırmakta olan bulut bilişim sistemi
• Uzaktan eğitim ve çalışma süreçleri dönüşüm için verilebilecek en özel örneklerdir.

Dijital dönüşüm aşamaları nelerdir?

İşletmelerde, dijital dönüşüm aşamaları nelerdir?

1. En başta üretim ile ilgili olan takip sistemini içine almaktadır. Bu sebeple kontrol sistemi en gelişmiş şekilde ortaya çıkarılmaktadır.
2. Gelişmiş satın alma sistemleri ve takip ekranları sayesinde özel bir süreç ortaya çıkmaktadır.
3. Araç yerleşim süreçleri
4. Tedarikçi ve malzeme temini için gerekli olan iletişim sistemi
5. Dijital performansın ortaya çıkarılmasına destek olan ölçüm uygulaması
6. Şirketler için sipariş, irsaliye ve faturaların kontrol uygulamaları
7. İş zekâsını ortaya çıkan çözümler şeklinde aşamalar ard arda sıralanıp gitmektedir.

Dijital dönüşüm kavramları nedir?

Son yıllarda özellikle bilgi teknoloji ürünlerinin sıklıkla kullanılıyor oluşu ve buna bağlı olarak iş süreçlerinin iyileştirilmesi ile ortaya çıkmakta olan dijital tasarruftur.

Dijital dönüşüm ile ilgili olan başlıca kavramlar; Dönüşüm, gelişim, yenilikçilik, dijitalleşen dünya ve teknolojik dönüşüm gibi farklı kavramlardan oluşmaktadır.

Dijitalleşme ve dijital dönüşüm nedir?

Hepimizin hemen hemen hep duymakta olduğumuz bu dönüşüm kavramı, son teknolojiye paralel düşecek şekilde gelişmek anlamına gelmektedir.

Var olan geleneksel iş süreçlerini dijitalleşerek revize etme durumuna da bu dönüşüme ayak uydurmak anlamına gelmektedir.

Dijital dönüşüm nasıl gerçekleşir?

Nasıl gerçekleştiği konusunda kısaca bilgi vermek gerekirse; API’ler özellikle karşımıza çıkmakta olan  belli başlı örneklerden olmaktadır.

Dijitalleşme sırasında süreçler tek tek yerine getirilirken firmalar baştan sona bir gelişime ve değişime maruz kalmaktadır. Özellikle personellerin bu duruma uyum sağlaması ve gerekli alt yapının oluşturulması ile gerçek kullanılır bir hale dönüşmesine büyük bir katkı sağlamaktadır.

Dijital Dönüşüm ile günümüz şartlarında en iyi şekilde hizmet sunumu ve rekabetin yaşanması kaçınılmaz olmaktadır.

Gelişen teknoloji ile birlikte artık varlıkların daha yüksek maddi değerlere ulaşması sağlanabilmektedir. Bu sayede de kuruluşlar şirketleri için daha ciddi yatırımlarda bulunabilmektedirler. Bunun için de kuruluşların varlık yönetimi ile ilgili ciddi bir plan yapmaları gerekmektedir.

Varlık yönetim sistemi çeşitleri bu noktada şirketlere yardımcı olmak için özel olarak oluşturulan bir yazılımdır. Bu sistemlerin etkin olarak kullanılması ve sürdürülebilir olması şirketler içinde artık zorunlu bir hale gelmiştir.

Varlık yönetim sistemi çeşitleri farklı sektörlerde de faaliyet gösteren kuruluş ve şirketler için kullanılabilmektedir. Şirketlerin gelecekleri ve yatırımları ile ilgili daha doğru kararlar alabilmesi için bütüncül bir bakış açısı ile şirket gelişimine yaklaşabilmelerini sağlar.

Kurumsal Varlık Yönetim Sistemi Nedir?

Kurumsal varlık yönetim sistemi şirket ve kuruluşların varlıklarını ve ekipmanlarını korumak ve aynı zamanda dengelemek için kullanmış oldukları bir yazılımdır. Sistem ve hizmetlerin tek bir otomasyon içerisinde birleşimini ifade etmektedir.

Şirketlerin kurulduğu andan itibaren yaşam döngülerini kaliteli bir şekilde optimize edebilmelerini sağlar. Aynı zamanda çalışma süresini daha verimli kullanarak şirket maliyetlerini azaltmayı da amaç edinen bir yazılım olarak tercih edilmektedir.

Varlık yönetim sistemi çeşitleri özellikle gelişmiş bir analitik zeka sistemine sahiptir. Bunun için de karmaşık olan tüm eylemlerin daha düzenli bir şekilde sıralanmasını ve kontrol edilebilmesini sağlamaktadır.

Sadece tek bir entegre edilmiş program kullanılması aynı zamanda işlerin aksamasının da önüne geçebilmektedir. Kuruluşlarda iş sürekliliğini sağlamak ve aynı zamanda varlıkların kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesine de yardımcı olmaktadır.

Yapay zeka ile hazırlanan kurumsal varlık yönetim sistemi çeşitleri özellikle tahmine dayalı olarak sadece çözüme odaklı sistemler geliştirilmektedir.

Kurumsal varlık yönetim sistemi her şeyden önce zamandan sizlere büyük bir tasarruf sunmaktadır. Operasyonel olarak işletmenin ödemesi gereken tüm giderleri azaltırken aynı zamanda planlama verimliliği açısından maksimum performans sunabilmektedir. Sermaye harcamalarının azaltılması için destek sunan varlık yönetim sistemi çeşitleri bakım masraflarından da tasarruf elde etmenizi sağlar.

Kurumsal Varlık Yönetim Sistemi Uygulamaları

coden.com.tr sitemiz üzerinden kuruluşunuz için tercih edebileceğiniz varlık yönetim sistemi çeşitlerini inceleyebilir ve tercih edebilirsiniz. Beam kurumsal varlık yönetim sistemi özellikle sadece tek bir nokta üzerinden tüm varlıkları yönetebilme imkanı sunmaktadır. İşletmenizin zahmetsiz şekilde varlıklarını yönetebilmesi için tercih edeceğiniz sistemler yedek parça stok maliyetinde azalma sunarken ekipman satın almalarında da tasarruf yapabilmenizi sağlar.

Kaynak planlaması ve bakım maliyetlerinde azalma ayrıcalıklarına sahip olan için sizlere sunmuş olduğumuz varlık yönetim sistemi çeşitlerini değerlendirebilirsiniz. BEAM varlık yönetim sistemi işletmeniz için gerekli olan tüm detaylar titizlikle düşünülerek geliştirilmiş bir otomasyondur. Arızalara anında müdahale edebilme, bakım ekip ve ekipmanlarının daha kontrollü ve planlı bir şekilde yönetilmesi ve aynı zamanda bakım maliyetlerinin azaltılması gibi avantajlar sunabilmektedir.

Çağımızın gerekliliklerinden biri olan varlık yönetim sistemi çeşitlerini tercih ederek sizler de kuruluşunuz ve işletmeniz için en doğru kararı verebilirsiniz. İş akış süreçlerinizin dijitalleşmesi sayesinde işlerinizin profesyonel olarak analiz edilmesini sağlayabilirsiniz.

Kurumsal varlık yönetim sistemi kullanmanız özellikle süreklilik ve güvenirlik açısından tutarlılık elde etmeniz için önemlidir. İşletmenizin yapmış olduğu üretimler aynı koşullar altında ve aynı kalite ile tekrarlandığı sürece kuruluşun güvenirliliği de artacaktır.

Varlık Yönetimi Nedir?

Varlık yönetimi şirketlerin tüm varlıklarının kontrol edilmesi ve yönetilmesi için hazırlanan bir prosedür olarak tanımlanabilmektedir. Varlık yönetim sistemi çeşitleri ise bu prosedürün dijital ortamda kullanılması için hazırlanan bir program ve yazılım olarak özetlenebilmektedir.

Varlık yönetim sistemi çeşitleri şirket ile ilgili her şeyin bakımının, kontrolünün ve varlıkların yönetilmesinin sağlanmasını gerçekleştirmektedir. Tüm varlıkların bir dizi işlem ile birlikte takip edilmesi ve aynı zamanda belgelendirilmesi de sizlere büyük bir kolaylık sunacaktır.

Sistem üzerinden şirket veya kuruluşun tüm varlıklarını kolaylıkla kontrol edebilir, izleyebilir ve elektronik ortamda fiziksel ortama çıkartarak aktarabilirsiniz.

Varlık yönetim sistemi çeşitlerinin pek çok avantajı ve faydası vardır.

• Öncelikli olarak şirketinizin mali performansında büyük bir iyileşme meydana gelmesini sağlar.
• Daha bilinçli bir varlık yatırım için doğru ve yerinde kararlar vermenize yardımcı olur.
• İşletmenizin varlıkları ile ilgili meydana gelebilecek tüm risklerin en kısa sürede tespit edilmesini yönetilmesini sağlar.
• Hizmetlerde iyileşme yapmanıza olanak sunarken aynı zamanda şirket ve kuruluşun itibarının artmasını de desteklemektedir.
• Her zaman ileriye yönelik olarak etkinliklerin ve iş gücünde verimliliğin iyileştirilmesini hedeflemektedir.
• İşletme ve kuruluşların sürdürülebilirliğinin artmasını sağlarken aynı zamanda sosyal sorumluluğun da gösterilmesi için varlıklardaki eksiklerin tespit edilmesine yardımcı olur.
• Kuruluşunuzun tüm varlıkları ile ilgili doğru uyarılara öncelik vererek yerinde düzeltmeler yapabilirsiniz.
• Riskleri oluşturan faktörlerin kısa sürede tespit edilmesi için yapay zeka destekli varlık yönetim sistemi çeşitleri tercih edebilirsiniz.

Şirketlerin performans düşüşünün izleyerek hata payını en az seviyeye düşürmek için her kuruluşun bir varlık yönetim sistemi çeşidine sahip olması gerekmektedir. Bu sayede varlıklarınızdan veri sonuçlarını daha iyi anlayabilir ve analiz edebilirsiniz.

eBA İş Akış Yönetim Sistemi kısaca elektronik ortamda iş akışının yönetilmesi için tasarlanmış bir otomasyon olarak tanımlanabilmektedir. İş süreçlerinin kontrolünün daha hızlı ve sağlıklı bir şekilde kontrol edilmesi için büyük bir avantaj sunmaktadır. Ayrıca iş süreçleri ile ilgili performansların artması ve aynı zamanda süreç maliyetlerinin düşürülmesi için de oldukça etkili bir sistemdir.

eBA iş akış yönetim sistemi özellikle uzaklık kavramını oradan kaldırmaktadır. Gelişen teknoloji ile birlikte artık şirketlerin ve kuruluşların çağa ayak uydurması açısından eBA iş akış yönetim sisteminin oldukça önemli ve gerekli olduğunu belirtmek gerekmektedir.

İşletmelerin elektronik ortam üzerinde ofis ve diğer tüm detaylara hakim olarak çalışabilmesini sağlar. Hem hızlı hem de kesintisiz bir iş akışı için büyük kolaylık sunan eBA iş akış yönetim sistemi, ayrıca akış üretebilmeniz için de %100 web uyumlu olarak dizayn edilmiştir.

eBA İş Akış Yönetim Sistemi Nedir?

Ofis ve kuruluşlarda artık kağıt ve uzaklık kavramını tamamen ortadan kaldırmak için eBA iş akış yönetim sistemi kurulmuştur. Daha hızlı ve seri bir şekilde iş akışının sağlanması hedeflenmektedir. Özellikle iş süreçleri içerisinde kurumsal dokümanların elektronik ortamda paylaşılması ve takibinin yapılabilmesi için büyük bir kolaylık sunmaktadır.

eBA iş akış yönetim sistemi sayesinde şirketleriniz için bir kurumsal hafıza oluşturmayı da başarabilirsiniz. Geçmişe yönelik olarak arşivlemeyi artık dijital ortamda sağlarken günlük veri girişi ile de bunu desteleyebilirsiniz.

Kurum içerisinde arşivdeki tüm belgelerin ihtiyaç olması durumunda hızlı bir şekilde dolaşması sağlanmaktadır. Fiziksel ortamda bulunan tüm belge, evrak ve dokümanların seri bir şekilde eBA iş akış yönetim sistemi içerisinde kaydedilmesini ve daha sağlıklı bir şekilde muhafaza edilmesini sağlayabilirsiniz.

Sisteme tarayarak aktaracağınız tüm fiziksel dokümanlar kolaylıkla elektronik dokümanlara dönüştürülebilmektedir. Bu sayede de elektronik ortamda uzaklık sorununu ortadan kaldırarak dilediğiniz kişi veya kişiler ile paylaşabilmenizi sağlar. İş süreçlerin iyileştirilmesi açısından pek çok avantaj sunan eBA iş akış yönetim sistemi bu süreçte işletmeniz ve kuruluşunuz için de maliyetleri düşürmektedir. Kurum içerisindeki kaynakları bu sayede daha verimli ve etkin bir şekilde kullanabilirsiniz.

eBA İş Akışı Genel Özellikleri

eBA iş akış yönetim sistemi kolaylıkla entegre edilebilme özelliğine de sahiptir. Özelleştirilebilme opsiyonları sayesinde kurumlar içerisinde diğer altyapılar ile de uyumlu olarak çalışarak büyük kolaylık sağlamaktadır.

eBA iş akışı genel özellikleri şu şekilde sıralanabilmektedir:

• İşletmenin ve kuruluşun kurumsal hafızasının düzenlenmesi
• Zamanı kontrol ederek sürece odaklı şekilde iş yapma
• İş süreçlerinin seri ve daha hızlı bir şekilde elektronik ortama aktarılması ve otomasyonu
• Verilere daha güvenli erişim
• İşletmenin süreç maliyetlerinin azaltılması
• Kod oluşturma ve kod yazma ihtiyacının minimum düzeyde olması
• Kurumsal uygulamalar ile daha hızlı ve kolay bir şekilde entegre olabilme
• Rol bazlı iş akışlarının düzenlenmesi ve versiyonlama
• İş süreçlerinde zaman sınırı olmadan takip edilebilirlik

eBA SAP Entegrasyonu Var Mı?

eBA iş akış yönetim sistemi içerisinde SAP entegrasyonu mevcuttur. Bunun için de AXAPTA, LOGO ve Mikro gibi en bilinen ve en kolay entegrasyon imkanları da eBA iş akış yönetim sistemi içerisinde yer almaktadır.

eBA’nın Modülleri Nelerdir?

eBA Capture

Hazırlamış olduğunuz dokümanlarınızın hızlı bir şekilde elektronik ortama aktarılmasını sağlar. Bu sayede de sistem içerisinde aktarım yapılırken dokümanlarınızı sınıflara ayırabilirsiniz. Dokümanların yönetimini ve diğer tüm sistemlerin aktarımını gerçekleştirebilmektedir. Arşivleme için oluşturmuş olduğunuz ekibin verimliliğini artırmaktadır. Oluşturmuş olduğunuz standart dışı taramaların ve dokümanların oluşumunu engellemektedir. Yüksek çözünürlük ve boyut düzeltme ile indeksleme gibi tüm ayrıcalıkları sunmaktadır.

eBA İş Akış Sistemi

eBA iş akış sistemi iş süreçlerinin aktif olarak hızlı bir şekilde elektronik ortamda işlemesini sağlar. Özellikle kurumsal uygulamalarda kolay entegrasyon özelliğine sahip olmasından dolayı süreç maliyetlerinin de azalmasını sağlar.

Her zaman süreç odaklı olarak iş yapabilir ve bu sayede de iş zamanından tasarruf yapabilmenize yardımcı olur. Uzaktan ve zaman sınırlaması olmadan takip edilebilirlik avantajı sunar. Sürükle bırak teknoloji sayesinde verilerin kolaylıkla gönderilmesini ve indirilmesini sağlar. Kod yazma ihtiyacını en düşük seviye tutarak sorunsuz ve risksiz bir iş akışı deneyimine sahip olmanızı sağlamaktadır.

eBA Doküman Yönetim Sistemi

Güvenli bir erişim için özel olarak geliştirilen bir modüldür. Sistematik bir şekilde verilerin sistem içerisinde saklanmasını sağlar. Düzenli olarak sistemin kendini kontrol edebilmesini sağlayarak güvenli ve güçlü bir hafıza ile verileri sürekli olarak düzenleyebilirsiniz.

eBA Elektronik Belge Yönetim Sistemi

TS13298 standartlarına uygunluk özelliğine sahiptir. Özellikle resmi yazışmalarda da gerekli olan usullerin ve esasların da yönetmeliğine uygun olarak geliştirilmiştir. Ayrıca standart dosya planı ile uyumlu olan belge yönetim sistemi elektronik imza kullanımı için de uygun bir yapıya sahiptir. e-yazışmalar için sistem kullanılabilmektedir.

eBA Dashboard

Sistem içerisine yüklenen verilerin kolaylıkla raporlanabilmesini sağlar. Daha basit ve daha sade bir görünüme sahip olduğu için karmaşık raporların daha anlaşılır bir şekilde incelenmesine olanak sunar. Raporların sonuçlarının da sistem üzerinden kolaylıkla analiz edilebilmesini sağlar.

Oldukça hızlı ve kolay bir şekilde kullanılabilecek bir tasarıma sahiptir. Çoklu kullanım için de uygun olan sistem anında iş süreci içerisinde raporların oluşturularak görsel şekilde sunulmasını gerçekleştirmektedir. eBA iş akış yönetim sistemi veri kaynağı desteği açısından oldukça geniş bir kapasiteye sahiptir.

QDMS Entegre Yönetim Sistemi genel olarak kurumların ve işletmelerin yönetimi içerisinde uygulanacak olan her türlü standartların yönetilmesini ve takibini gerçekleştirmek için geliştirilmiş bir yazılımdır. İşletmelere pek çok avantaj sunan QDMS entegre yönetim sistemi ayrıca kalite ve yönetim sistemleri içerisinde izlenmesi gereken tüm süreçleri de modüler yapısı ile gerçekleştirme imkanı sağlamaktadır.

İşletmeniz ve kuruluşunuz için QDMS entegre yönetim sistemi tercih ederek öncelikli olarak iş takibi sırasında yaşayabileceğiniz tüm karışıklıkların önüne geçebilirsiniz. Takip kolaylığı için tercih edebileceğiniz otomasyon sayesinde zaman açısından da büyük bir tasarruf elde edebilirsiniz. İşletmenizin standartlarını düzenli olarak korumanıza yardımcı olan yazılım sayesinde kuruluşunuza olan güven de artacaktır.

QDMS Açılımı Nedir?

QDMS açılımı kalite doküman entegre yönetim sistemi olarak bilinmektedir. Entegre yönetim sistemi aslında kurumların ve şirketlerin kendi içlerinde yürüttükleri birden fazla sistemin bir araya getirilmesini de özetlemektedir. Bunun için de sistemsel olarak herhangi bir aksaklığın veya problemin yaşanmaması adına sistemler arasında bir bütüncül bakış açısı oluşturmayı hedefler.

Bu sayede sistemler arasındaki revizyonlar ile dokümanların gözden geçirilmesi gibi tüm görevlerin takip edilmesi artık sizler için de problem olmaktan çıkacaktır. Sistem tamamen görevlerin daha hızlı, seri ve kolay bir şekilde yapılabilmesi ve kontrol edilebilmesi için özel olarak geliştirilmiştir.

QDMS entegre yönetim sistemi her zaman şirketler ve kuruluşlar arasında değil bireyler arasında da daha hızlı iletişim ve koordinasyon olmasını sağlamaktadır. Kurumsal hafızanın güçlenmesine katkıda bulunan sistem, aynı zamanda hem iş gücünden hem de zamandan büyük bir tasarruf etmenizi sağlar.

QDMS entegre yönetim sistemi %100 web tabanlı uygulama olup sorunsuz bir şekilde çalışır.

QDMS Nedir? Nasıl Kullanılır?

QDMS entegre yönetim sistemi standartlar ile ilgili olan içeriklerle birikte, öngörmüş oldukları şartlar ve diğer tüm faaliyetler ile ilgili işlemleri kapsamaktadır. Bunların takibinin ve işleyişinin daha kolay bir şekilde yapılabilmesi için geliştirilen bir yazılım olarak tanınmaktadır. Sistem genel olarak kişiye bağımlılığı ortadan kaldırmak için dizayn edilen bir işleyişe sahiptir. Kuruluşunuz ile ilgili tüm işlerin yönetim sistemleri tarafından kontrol edilerek daha planlı bir şekilde yönetilmesini sağlayabilirsiniz.

Sistem kendi içerisinde pek çok çözüm ve standardı kapsamaktadır.

Kontrollü doküman çözümü sayesinde raporlama için iş yerine uygun alt yapıyı oluşturabilirsiniz. Aynı zamanda yenilenme ve değişiklik gibi çalışmaları da kapsayarak, işletmeyi bilgilendirmek için iletişim konusunu da bu çözüm içerisinde bulabilmek mümkündür.

Düzenleyici ve önleyici faaliyetler sayesinde işletme içerisinde meydana gelebilecek herhangi bir aksaklığa daha kısa sürede erişim sağlanabilmektedir. Düzeltmelerin takibi de bu çözüm sistemi içerisinden yapılabilmektedir. Sorunun kaynağı QDMS entegre yönetim sistemi içerisinde kolaylıkla tespit edilerek, risksiz bir şekilde ilerlemek için çözüm yolları belirli bir plan dahilinde uygulanmaktadır.

Aksiyon ve toplantı yönetimi sistemi işletme için yapılacak veya yapılmış olan tüm toplantıların ve projelerin takip edilmesi için hazırlanan bir modüldür. İşletme içerisindeki iş planları da bu modül içerisinde yönetilebilmekte ve takip edilebilmektedir.

QDMS Modüller

QDMS entegre yönetim sistemi içerisinde yer alan modüller ise;

• Entegre ve kalite yönetim sistemi
• İş ve çevre sağlığı modülü
• Bilgi güvenliği
• Yönetim risk ve uyum modülü

Denetim modülü QDMS entegre yönetim sistemi içerisindeki kurum içi ve kurum dışı tüm denetlemelerde kullanabileceğiniz en işlevsel bölümlerden biridir. Özellikle belirli dönemlerde ve belirli gruplara yönelik olarak yapılacak olan denetimlerin sadece tek bir sistem üzerinden yapılabilme avantajı sunmaktadır. Denetimlerin sonuçlarının raporlanması ve yayınlanması için de yine bu sistemi tercih edebilirsiniz.

Eğitim kayıtları modülü işletme ve kuruluş içerisindeki eğitim faaliyetlerinin takibinin yapılabilmesi ve aynı zamanda kayıt edilebilmesini sağlamaktadır. Ayrıca eğitimlere katılan katılımcıların e-mail aracılığı ile de yine sistem üzerinden bilgilendirilmesi sağlanır. Eğitim raporları işletme ve kuruluşlar için büyük bir öneme sahiptir. Bu raporların değerlendirilmesi ve analizlerinin yapılabilmesi için sistemde geçmişe yönelik olarak da arama yaparak diğer belgelere de ulaşabilirsiniz.

Ayrıca işletme ve kuruluş için tüm eğitim talepleri ve onayda bekleyen diğer talepler de yine yöneticiler tarafından görülerek onaylanabilmektedir. Özellikle eğitim modülü iş güvenliliği ile ilgili alınacak ve zorunlu olan eğitimler ile ilgili de yükümlülükleri yerine getirme konusunda büyük bir kolaylık sunmaktadır.

Kalibrasyon modülü QDMS entegre yönetim sistemi içerisinde kurum içi ve kurum dışı yapılacak olan tüm ölçümlerin yanlışlıklarından tutun da doğru kararları iş emri şeklinde takip edebileceğiniz bir alandır. Tüm kayıtlar ve iş emirleri fiziksel ortamdan dijital ortama kayıt edildikten sonra kalibrasyonlar iş emri şeklinde tekrar dönüştürülmektedir. Hatta sistem üzerinden üretim için toplu iş emri de oluşturabilmektedir. Bu sayede de sistemden onaylayarak oluşturulan iş emirleri sorumlu kişilere yine sistem üzerinden ulaştırılmış olur.

Bu modül aracılığı ile hem raporlar hem de belirsizlik hesabı ile sertifikalar da ayrı ayrı olarak hesaplanabilmektedir.

QDMS entegre yönetim sistemi her türlü hizmet sektörü içerisinde yer alan şirket ve kuruluşlar tarafından kullanılabilmektedir. Özellikle hizmet, sanayi, kamu, özel ve diğer büyük ve küçük kurum ve işletmeler tarafından QDMS entegre yönetim sistemi tercih edilmektedir.

İşletmelerin çalışmaları sırasında hata payını ve riskini en düşük seviyeye indirmesi ve aynı zamanda iş verimini de maksimum seviyeye çıkartması için QDMS entegre yönetim sistemi pek çok avantaj sunabilmektedir.

Dijital Arşivleme Ve Doküman Yönetim Sistemi sayesinde kâğıt tüketimini ortadan kaldırırken aynı zamanda iş sürecindeki verimliliği de %100 oranında artırabilirsiniz. Günümüzde artık dijital dönüşüm kelimesi iş sektöründe özellikle sıklıkla karşılaştığınız kavramlardan biri haline gelmiştir.

Gelişen teknoloji ile birlikte artık kağıtlar üzerindeki her bilgi elektronik ortama kısa sürede aktarılabilmektedir. Bu sayede e-arşiv içerisinde herhangi bir şekilde kaybolma sorunu yaşanmadan uzun yıllar tüm dökümanların arşivlenmesi sağlanabilmektedir. Ayrıca dijital arşivleme hızlı bir şekilde paylaşım kolaylığı da sunabilmektedir. Yazılım teknolojisi sayesinde geliştirilen dijital arşivleme ve doküman yönetim sistemi ile tüm arşivlerinizi dijital olarak saklayabilirsiniz.

Dijital Arşivleme Nedir? Nasıl Yapılır?

Fiziksel ortamda düzenlenmiş olan tüm kayıtların ve belgelerin dijital ortama aktarılmasına dijital arşivleme adı verilmektedir. Kitaplar, defterler, belgeler, projeler ve fotoğraf ile video gibi aklınıza gelebilecek tüm dökümanlar kısa süre içerisinde dijital arşiv içerisine kayıt edilebilmektedir.

Dijital arşivleme kullanmanızın işletmeniz veya firmanız adına pek çok yararı bulunmaktadır. Öncelikli olarak daha hızlı ve kesintisiz bir şekilde dökümanlarınızı saklayabilme ve ulaşabilme avantajına sahip olabilirsiniz. Bunun yanı sıra güvenli arşivleme için de dijital arşiv ve döküman sistemi üst düzey bir performans sunmaktadır. Çalışmalarınızda daha yüksek verimlilik sağlamak için sizler de dijital arşiv sistemini tercih edebilirsiniz.

Dijital Arşivleme Sistemleri Nelerdir?

Dijital arşivleme sistemleri fiziksel tüm verilerin ve belgelerin saklanmasını sağlayabilmektedir. Belirli bir standarda ve düzene sahip olan dijital ortam içerisinde tüm verileriniz muhafaza edilebilmektedir. Aynı zamanda orijinal belgelerin zaman içerisinde kaybolması ve yıpranmaması gibi tüm fiziksel sorunlar da dijital arşivleme ve döküman yönetim sistemi sayesinde ortadan kalkabilmektedir.

Dijital arşivleme sistemleri tüm dökümanların yapılandırılarak ve dökümanların içeriklerine göre sınıflandırılarak hazırlanmaktadır. Firmanızın veya işletmenizin ihtiyaçlarına yönelik olarak hazırlanan dijital arşiv sistemleri iş gücünden ve zamandan da büyük bir tasarruf sunabilmektedir. Ayrıca geçmişe yönelik olarak ulaşılmak istenen evraklara daha kısa süre içerisinde ulaşılmaya yardımcı olur.

coden.com.tr sitemiz üzerinden sizler de dijital arşiv ve danışmanlık için firmanıza ve ihtiyaçlarınıza özel olan projeleri ve çözümleri değerlendirebilirsiniz. Kurumlara özel olarak hazırlanan otomasyonlar ile firmalara en uygun dijital dönüşümleri sizler için hazırlamaktayız.

Dijital Ortamda Arşivleme Nasıl Yapılır?

Dijital ortamda arşivleme yapılması için bazı aşamaların sırası ile takip edilmesi gerekmektedir.

• Öncelikli olarak dijital ortamda arşivleme için evrakların taramaya hazırlanması süreci başlatılmaktadır. Bu aşamada evrakların net ve düzgün bir şekilde taranabilmesi için zımba ve ataş gibi ek malzemelerden arınması sağlanmaktadır. Taranacak olan evrakların rahatlıkla tarayıcıdan geçebilecek hale gelmesi oldukça önemlidir.
• Tarama işlemi dijital arşivleme için en önemli aşamalardan biridir. Taranacak olan belgelerin net bir şekilde okunabilmesi ve dijital ortamda transfer edilebiliyor olmasına dikkat edilmelidir. Belgeler gerekli temizlik işleminden sonra sırası ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılmaktadır.
• Tarama işleminin tamamlanmasının ardından taranan belgelerin görüntü kalitesini arttırmak için sistem üzerinden gerekli algoritmalar uygulanmaktadır.
• Evraklara istenildiği zaman daha kısa sürede erişim sağlanabilmesi için sistem içerisinde evrak numarası, sayısı, tarihi ve evrakın hangi dosya içerisinde olması gerektiği gibi tüm bilgiler sisteme girilmektedir.
• Tüm taranması gereken belgelerin tarama işleminin bitmesinin ardından eksiksiz bir şekilde arşivleme için kontrol aşamasına geçilmelidir. Belgelere erişim sırasında herhangi bir sorun yaşanıp yaşanmaması oldukça önemlidir. Günlük kontroller sırasında da sistem içerisinde eksik bir işlem veya dosya var ise kontrol edilmeli ve her iş sırasında gerekli kalite kontroller de yapılmalıdır.
• Gerekli kontrollerin ve iyileştirmelerin yapılmasının ardından aktarma işleminin tamamlanması gerekmektedir. Dijital arşivleme ve doküman yönetim sistemi içerisinde taranan ve düzenlenen tüm belgeler aktarılır.
• Kayıt altına alınan tüm belgeler artık sistem içerisinde daha sağlıklı bir şekilde kullanılabilmektedir.

Dijital Arşiv Sistemi

Dijital arşiv sistemi aktarılan tüm bilgilerin çoklu bir şekilde kullanılabilmesine olanak sağlayan bir otomasyondur. Firmaların tüm belgelerinin tek bir platform içerisinde yer almasını sağlar. Ayrıca tek bir noktadan daha kolay bir şekilde erişim sağlanabilmesi de sunmuş olduğu en büyük ayrıcalıklardan biridir.

Gün içerisinde hangi çalışma veya iş için evrak kullanılacak ise tüm dökümanlar tek bir sistem üzerinden kolaylıkla aranarak bulunabilmektedir. Dosyalar şeklinde belgeler ayrı ayrı arşivlendiği için aranan dökümanın bulunması kısa sürede gerçekleşebilmektedir.

Sistem üzerinden tüm dosyaların dijital ortamda paylaşılabiliyor olması veya tekrar güncellenebiliyor olması da oldukça önemlidir. Dökümanlar eğer gerekli görülür ise tekrar kağıda basılarak kopyalanabilmektedir. Eğer fiziksel arşivleme gerekli görülüyor ise basılan dökümanlar da dosyalanarak fiziksel olarak tekrar kullanım için her zaman hazırdır.

Dijital arşivleme otomasyonları her türlü dökümanın sağlıklı bir şekilde muhafaza edilebilmesini sağlamaktadır. Ayrıca belgelerin gelecek nesillere de korunmuş olarak aktarılabilmesi için de yardımcı olmaktadır.

Dijital arşivleme sisteminin sunmuş olduğu en büyük avantajlardan birisi de çok eski belgelerin bile tekrar gün ışığına çıkmasını sağlamaktır. Firmanıza veya işletmenize ait en eski belgelere bile daha kısa süre içerisinde ulaşarak inceleyebilmenizi sağlar.

Erişim sağladığınız bilgileri kurum içerisinde çoklu olarak paylaşabilirsiniz. Dijital arşivleme ve doküman yönetim sistemi otomasyonu içerisinde aynı anda birden fazla kişinin aynı belgeye erişim sağlaması da gerçekleşmektedir. Belgelerinizin yıpranmadan ve evrakların aslına ulaşmanıza gerek kalmadan dijital ortamda arşivlenmesini sağlar.

eBA İş Akış Uygulaması; iş süreçlerinin standardizasyonu ve otomasyonunu sağlayarak süreçlerin performansını iyileştirir. Süreç maliyetlerini düşürerek kurumsal kaynakların etkin kullanımına katkıda bulunur. eBA işleri farklı noktalar arasında elektronik olarak dolaştırarak, işletmelerin iş yapma biçimini önemli ölçüde iyileştirir. eBA esnek ve etkili tasarım araçları ile değişik süreçleri kolaylıkla ve kısa sürede elektronik ortama taşınmasını sağlar. Kolay kullanılabilir web ara birimi ve e-posta sistemi entegrasyonu ile kullanıcılar zorlanmadan eBA’ya kolayca uyum sağlar. Kullanıcılar herhangi bir ek kurulum yapmadan tarayıcı üzerinden sisteme erişebilirler.

eBA ile kritik süreçler kontrol altına alınır. Zamansal kritik süreçlerin takibi sistem tarafından otomatik yapılır ve gerekli aksiyonlar hemen alınır. eBA mevcut operasyonel sistemlerle kolay entegre edilebilir. eBA özelleştirilebilir katmanları ile mevcut altyapıya kolayca uyum sağlar. eBA ile lojistik, üretim, finans, planlama ve idari alanlardaki birçok iş süreci kolaylıkla elektronik ortama taşınır ve yönetilir. eBA esnek ve ölçeklenebilir yapısı ile WfMC (The Workflow Management Coalition) standartlarına uygun olarak geliştirilmiş güçlü bir iş akış uygulamasıdır.  

Doküman ve Belge yönetimi alanında nasıl çözümler sunmaktayız?

İş akışı doküman yönetimi ve belge yönetimi uygulaması olan eBA ile bizler müşterilerimize global standartları ve gelişmeleri takip ederek yerel çeviklik ve esneklik ile çözümler sunmaktayız.

Standart doküman yönetim sistemleri tamamen doküman odaklı olarak ilerlemektedir. Ancak biz iş süreçleri otomasyonuna da odaklanmış durumdayız. Zaten dökümanlar bu iş süreçlerinin girdileri veya çıktılarıdır. 

Ek olarak:

Dokümanların doğru zamanda doğru yere ulaşmasını ve dokümanların tüm yaşam döngüsünü yönetebiliyoruz. 

Dökümanın oluşturlmasından versiyonlanmasına, doğru kişiye ulaştırılmasına ve zamanı geldiğinde imha edilmesi daha olmak üzere tüm doküman süreçlerini optimize edebiliyoruz. Ayrıca e-imza entergrasyonlarıyla beraber dokuümaşları belge haline getirebiliyoruz. 

Ek olarak diğer entegrasyonlarımızla beraber belge ya da dokümanları ilgili kurum ve kuruluşlarla entegre hale getirerrek bildirimlere olanak tanıyoruz.

Doküman Yönetim Sistemi Nedir? 

Doküman yönetim sistemi, dijital dönüşümünü tamamlamış işletmelerin büyük bir çoğunluğunun kullandığı, işletmeye ait her çeşit dokümanın depolandığı ve yönetildiği yerdir. 

Dijital ortamda saklanan tüm dokümanlar bulutta güvendedir, fiziksel depolamaya ihtiyaç duymaz ve istenildiğinde daha kolay erişim sağlanabilir. Doküman  yönetim sistemi, belgelere kısıtlı erişim sağlama imkanı da sunar. Yalnızca ilgili kişilerin ilgili belgelere erişimine izin verilebilir, diğer belgelere ilgili olmayan kişilerin erişimi engellenebilir veya kısıtlanabilir. Kolayca tasnif edilen ve indekslenen dokümanlara erişim hiç olmadığı kadar kolay hale gelir. Ayrıca onay, kontrol, revizyon ve yayınlama aşamalarında da e-posta ile bilgilendirme sağlanabilir. 

Doküman Yönetim Sisteminin Faydaları Nelerdir? 

1- Kurumsal hafizayı arttırır. 

Doküman yönetim sistemleri yalnızca fiş, fatura, sözleşme gibi belgeleri saklamakla kalmaz. Şirketin yıllar içinde edindiği tecrübe ve bilgi birikimini, iş akışını, süreçleri ve diğer şeyleri yeni çalışanlara aktarmak için mükemmel bir yöntemdir. 

2- İşletmeye ait tüm dokümanların güvenliğini sağlar. 

Tüm belgelerin dijital ortamda saklanması ve deoplanması, fiziksel depolamanın gerekliliğini ortadan kaldırmasının yanı sıra, belge ve veri güvenliğini de sağlar. Tüm dokümanların bulutta saklanıyor oluşu, doğal afet, yangın, su baskını, hırsızlık gibi durumlarda da verilerin güvenliğini sağlamış olur. 

3- Belgelere erişim kolaylaşır. 

Bulutta saklanan herhangi bir sözleşmeyi, bir faturayı veya eğitim dosyasını yalnızca birkaç harf yazarak arayıp bulmak çok daha kolaydır. Aranılan dokümanı bulamamak, zaman kaybından başka bir şey değildir. Doküman yönetim sistemi, zamandan tasarruf sağlar. 

4- Mekan bağımlılığını ortadan kaldırır. 

Kişinin doküman yönetim sistemine yüklenmiş dokümanlara erişmek için ofiste veya iş yerinde olma zorunluluğu ortadan kalkar. Kişi, ne zaman isterse, her nerede olursa olsun kendisiyle paylaşılan veya ulaşması gereken dosyalara ulaşabilir. 

5-  Verimliliği arttırır. 

İstenilen anda dosyalara erişebilme, arama özellikleri sayesinde dosyalara kolayca erişebilme, yetkileri yönetme ve yalnızca ilgili kişilerin dosyalara erişiminin sağlanması, paylaşma gibi özellikler şirket verimliliğini arttırır. Bunun yanı sıra, şirketin, dokümanlarının üzerinde mutlak kontrolü olmasını sağlar. 

Tüm bu özellikler gözler önüne seriyor ki, doküman yönetim sistemleri, efektif ve verimli bir işletme yönetimi sahip olunması gereken en önemli şeylerden biridir. 

Coden Bilişim olarak 12 yıldır iş akışı, proje yönetim ve destek, doküman yönetim sistemleri ve kalite yönetim sistemleri çözümlerimizle firmaların dijital dönüşümüne öncülük yapıyoruz. Firmanızın dijital dönüşümüne başlamak için hemen bizimle iletişime geçin, neler yapabileceğimizi konuşalım. 

Diğer Faydaları

•  Dokümanların versiyonlanmasını, eski versiyonların saklanmasını ve önceki versiyonlara yetkilendirmeler doğrultusunda erişimi sağlar.
•  Dokümanların erişim ve düzenleme geçmişi kayıt altına alır. Bu sayede kim ne zaman erişmiş ya da ne zaman değişiklik yapılmış kronolojik olarak izlenebilir.
• Dokümanların dahili ya da harici kullanıcılara oluşturulan Url’ler ile kolayca paylaşılmasını (yetki kısıtlamaları, tarihsel kısıtlamalar, erişim sayısı kısıtlamaları da içerecek şekilde) sağlar.
• Dokümanlara, dizinlere, kütüphanelere abonelikler oluşturularak kullanıcıların her türlü gelişmeden haberdar kalmalarını sağlar.
• Birbirinden farklı alt yapılara sahip barındırma ortamlarını (veri tabanı, sunucu dosya sistemi, bulut depolama hizmetleri, vs.) bir araya getirerek tüm dokümanları tek bir platformdaymış gibi uyum içerisinde yönetilmelerine imkan sağlar.

Diğer blog yazılarımız göz atın: 

http://www.coden.com.tr/dijital-donusum-blog/

Sosyal medya hesaplarımızı takip etmeyi unutmayın!

İnstagram : https://www.instagram.com/codenbilisim/

Linkedin : https://www.linkedin.com/company/2921299/admin/

Twitter : https://twitter.com/codeNBilisim

Bir başka blog yazısında görüşmek üzere, sağlıcakla kalın!