Ticari İlişkiden Kaynaklanan Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin
Aydınlatma Metni
Değerli müşterileriniz, tedarikçilerimiz, iş ortaklarımız ve çalışanları/yetkilileri,
Tarafımızca işlenecek kişisel verilerinize ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun“) uyarınca “Veri Sorumlusu” sıfatıyla Coden Bilişim Anonim Şirketi (“Coden”) olarak sizleri bilgilendirmek istiyoruz.
Bu metinde; Coden ile ticari ilişki içerisinde olan (i) gerçek kişi tedarikçi/iş ortağı/müşteri olmanız ve (ii) Coden tedarikçi/iş ortağı/müşterisinin yetkilisi veya çalışanı olmanız halinde Coden olarak işlenebilecek kişisel verilerinize ilişkin aydınlatma metni yer almaktadır.
- Kişisel Verilerinizi İşleme Amaçlarımız ve İşlediğimiz Kişisel Verileriniz Nedir?
Sözleşme öncesi görüşmeler/Teklif süreçleri: Tarafınızla her türlü mal, hizmet veya ürün tedariki, gizlilik, kira, iş ortaklıkları ve bunlarla ilgili diğer sözleşmelerinin kurulması amacıyla karşılıklı olarak iletişime geçmemiz halinde; sizlerden kurulacak ticari ilişkiye ilişkin teklif alabilmemiz veya sizlere teklif verebilmemiz için ilk iletişimin kurulabilmesi ve bu kapsamda gerekli ön bilgilerin alınabilmesi, teklif ve içeriğinin/kapsamının belirlenebilmesi ve buna ilişkin karşılıklı iletişim süreçlerinin yürütülebilmesi amacıyla; (i) gerçek kişi müşteri/tedarikçi/iş ortağı adayı iseniz size ait kimlik (ad, soyadı), iletişim (telefon, e-posta adresi, işyeri adresi) ve müşteri işlem (işletme bilgileriniz, teklif içeriği) bilgileriniz, (ii) şirket çalışanı/yetkilisi iseniz kimlik (ad soyadı), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, işyeri adresi) ile özlük (çalıştığınız kurum, pozisyonu, rolü) bilgilerinizi işlemekteyiz.
Ticari İlişkinin Kurulması: Sözleşme öncesi görüşmeler sonucu karşılıklı mutabık kalınması halinde tarafınızla her türlü mal, hizmet veya ürün tedariki, gizlilik, kira, iş ortaklıkları ve bunlarla ilgili diğer sözleşmelerinin kurulması amacıyla; (i) gerçek kişi müşteri/tedarikçi/iş ortağımız iseniz size ait kimlik (ad, soyadı, TC kimlik numarası, imza bilgisi, imza sirküleri bilgilerinizi), iletişim (telefon, e-posta adresi, işyeri adresi), finans (banka hesap bilgileri) ve müşteri işlem (sözleşme bilgileri ve sözleşme içeriği), (ii) şirket çalışanı/yetkilisi iseniz kimlik (ad soyadı, imza), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi) ve özlük (çalıştığınız kurum, pozisyonu) bilgilerinizi ve imza sirküleri bilgilerinizi işlemekteyiz.
Ticari İlişkinin Yürütülmesi: Ticari ilişkimizin yürütülmesi ve takibi, ödemelerin ve tahsilat süreçlerinin gerçekleştirilmesi, cari hesap ve BA/BS mutabakatlarının yapılması, bilgilerinizin Coden bünyesinde kullanılan sistemlere kaydedilmesi, kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, muhasebe ve finans işlerinin yürütülmesi, muhasebe ve finans bilgilerinde değişiklik olması durumunda sistemlerde gerekli bilgi güncellemelerinin yapılması, gerekli durumlarda iletişim kurulabilmesi amaçlarıyla; (i) gerçek kişi müşteri/tedarikçi/iş ortağımız iseniz size ait kimlik (ad, soyadı), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres), finans (banka hesap bilgileri), müşteri işlem (fatura bilgileri, borç-alacak bilgileri, hizmet bedeli, teklif bilgileri, çalışılan banka adı,) imza beyannamenizde yer alan bilgileri, vergi levhasında yer alan bilgilerinizi; (ii) şirket yetkilisi/çalışanı iseniz size ait kimlik (ad, soyadı, imza) ve iletişim bilgilerinizi (telefon numarası, e-posta adresi, adres), imza sirkülerinde yer alan bilgilerinizi işlemekteyiz.
Tanıtım süreçleri: Coden tarafından sunulan hizmetlere ilişkin tanıtım ve bilgilendirmelerde bulunulabilmesi amacıyla çalıştığınız/temsilcisi olduğunuz firmaya gönderilecek e-postalar kapsamında kimlik (ad soyadı), iletişim (e-posta adresi) ve özlük (çalıştığınız kurum, pozisyon) bilgilerinizi işlemekteyiz.
İletişim süreçleri: Aramızdaki ticari ilişki sürecinde gerekli hallerde sizlerle karşılıklı olarak iletişim kurulabilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres) ve özlük (çalıştığınız/yetkilisi olduğunuz kurum adı ve pozisyon) bilgilerinizi işlemekteyiz.
Temsil Süreçleri: Coden’i temsil etmek üzere yetkilendirilmeniz halinde bu yetkilendirmeye ilişkin resmi süreçlerin yürütülebilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı, TC kimlik numarası, imza, kimlik ön yüz fotokopinizi) ve iletişim bilgilerinizi (adres) işlemekteyiz.
Hukuki Süreçler: Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirmek, yetkili ve görevli kamu kurum ve kuruluşlarına karşı diğer hukuki yükümlüklerimizi yerine getirmek, doğacak uyuşmazlıklarda mahkeme, icra dairesi, hakem heyeti gibi resmi kurum ve kuruluşlara karşı her türlü dava, cevap ve itiraz hakkının kullanılması, uyuşmazlıklara ilişkin görüşme ve anlaşma süreçlerinin yürütülmesi, ihtarname süreçlerinin yürütülmesi, tarafımızdan bilgi talep etmeniz halinde gerekli bilgilerin tarafınıza ulaştırılabilmesi amaçlarıyla ve kurum içi denetim, iç kontrol ve raporlama, test, geliştirme ve iyileştirme çalışmaları, şüpheli işlemlerin ve hukuka aykırı kullanımları tespit edebilmek amaçlarıyla kimlik (ad soyadı, TC kimlik numarası, imza, imza sirkülerinde yer alan kimlik bilgileri), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, işyeri adresi), işlem güvenliği (log kayıtları) bilgileriniz, ayrıca eğer gerçek kişi tedarikçi/iş ortağı/müşterimiz iseniz bunlara ek olarak hukuki işlem bilgilerinizi (dava/takip dosya bilgileri), finans (banka hesap bilgileri) bilgilerinizi işlemekteyiz.
Taşeron (Outsource) Çalışanlar: Coden’e ticari faaliyetleri kapsamında IT, bakım, destek, geliştirme, yazılım hizmeti sağlayan tedarikçi çalışanı iseniz denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, Coden bilgi sistemlerini kullanabilmeniz ve tarafınıza gerekli erişim ve yetkilendirme ayarlarının yapılabilmesi, buna ilişkin kayıtların tutulabilmesi amaçlarıyla kimlik (ad, soyadı), iletişim (telefon numarası, çalıştığınız kurum ve performansınıza ilişkin değerlendirmeler), özlük (çalıştığınız firma bilgileri) ve işlem güvenliği (kullanıcı hesabı bilgileri, kullandığınız sistemlerdeki yetkilendirme bilgileriniz, sistemlerdeki kullanımlarınıza ilişkin log kayıtları) bilgilerinizi işlemekteyiz.
Helpdesk süreci: Coden’in hizmet vermekte olduğu bir müşterisi veya çalışanı iseniz, kullanmış olduğunuz ürün ve uygulamalara ilişkin herhangi bir talep, şikayet veya sorun bildirimi yapmak amacıyla bizden destek almak istemeniz halinde, ilgili desteğin kayıt altına alınabilmesi, Coden içerisinde ilgili kişiye gerekli görev atamasının yapılabilmesi, müşteri memnuniyetinin sağlanması amacıyla sürecin takip edilebilmesi, ilgili talep, şikayet veya sorunun sonuçlandırılabilmesi ve buna ilişkin sizlere gerekli bilgilendirmenin yapılabilmesi, dönemsel olarak destek taleplerinizin listelenip müşterimize gerekli raporlandırmanın yapılabilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi), özlük (çalıştığınız kurum, pozisyon) ve müşteri işlem (talep/şikayet/sorun konusu olaya ilişkin bilgiler, mesaj içerikleri, talep şikayet tarih ve saatleri), ayrıca geçmiş destek taleplerinizi takip etmek amacıyla sistemlerinizde bir kullanıcı açılmasını talep etmeniz halinde bunlara ek olarak işlem güvenliği (kullanıcı hesap bilgileri, sistemlerdeki hareketlerinize ilişikn log kayıtları) bilgilerinizi işlemekteyiz.
Eğitim Kayıtlarının Tutulması: Coden merkezinde çalışanlara eğitim verilmesi için hizmet aldığımız tedarikçi çalışanı (eğitmen) olmanız halinde eğitim kayıtlarının tutulması amacıyla kimlik (ad, soyadı), özlük (çalıştığınız kurum) bilgilerinizi, görsel ve işitsel kayıtlarınızı (eğitime ilişkin video kaydı) işlemekteyiz.
İzin ve Aydınlatma Süreçleri: Kanun’dan doğan ispat yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek amacıyla onaylayacağınız aydınlatma ve rıza metinlerini işlemekteyiz.
- Kişisel Verilerinizi Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarabiliriz ?
Kişisel verilerinizi aşağıdaki kişilere aktarmaktayız:
- Bilişim teknolojileri ya da uzmanlık gerektiren danışmanlık vb. konularda ürün ve hizmet desteği almak amacıyla Coden’ın yurtiçi ve yurtdışındaki hizmet sağlayıcılarıyla (bilişim/altyapı/bakım hizmeti, sunucu hizmeti, e-posta sunucu hizmeti, e-arşiv ve e-fatura hizmeti verenler, bankalar, avukatlar, mali müşavirler) ve iş ortaklarımızla,
- Yasal bildirim, beyan ve denetim yükümlülüklerini ve ilgili sair yükümlülüklerimizi yerine getirmek, adli/resmi yazışmaların yapılabilmesi, hukuki uyuşmazlıkların yürütülmesi ve dava ve cevap hakları gibi yasal haklarımızı kullanabilmek amacıyla bizden istenen bilgileri yetkili kamu kurum ve kuruluşları, mahkeme, savcılık, kolluk kuvvetleri ve diğer adli/idari makamlara.
- Kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi nedir?
Kişisel verilerinizi; telefonla veya e-posta yoluyla paylaşmanız ya da işvereninizin bizimle paylaşması, kartvizitinizi paylaşmanız ve diğer iletişim kanalları üzerinden karşılıklı olarak iletişime geçilmesi sırasında, Coden’e ait bilgi sistemlerini kullanmanız halinde bu kullanımların loglanması yoluyla otomatik yöntemlerle ve ticari ilişki/sözleşme ilişkisi öncesi görüşmeler sırasında, sözleşme imzalanması sırasında yazılı olarak ve nakliye süreçleri kapsamında ziyaretçi formunun doldurulması sırasında otomatik olmayan yöntemlerle toplamaktayız.
Bu şekilde elde edilen kişisel verilerinizi aşağıdaki hukuki sebeplere dayanarak işlemekteyiz:
- Sözleşme öncesi görüşmeler/Teklif süreçleri, Ticari ilişkinin kurulması ve yürütülmesi süreçleri ve Temsil süreçleri uyarınca “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması” ile “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” ve “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebepleri,
- İletişim ve eğitim kayıtlarının tutulması süreçlerine ilişkin olarak “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebi,
- Tanıtım süreçleri kapsamında sizlere göndereceğimiz tanıtım e-maillerine ilişkin olarak Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik m.6/3 kapsamında yer alan esnaf ve tacir istisnası kapsamında “kanunlarda açıkça öngörülmesi” hukuki sebebi.
- Taşeron (Outsource) Çalışanlar ve Helpdesk süreçlerine ilişkin olarak “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” ve hukuki sebebine, “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebepleri,
- Hukuki süreçlere ilişkin olarak “hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi” ve “kanunlarda açıkça öngörülmesi”, “hakların tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin ve aktarmanın zorunlu olması” ve “veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebepleri,
- İzin ve aydınlatma süreçlerine ilişkin olarak “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebebi.
- Haklarınız nelerdir?
Tarafımızca işlenen kişisel verilerinize ilişkin olarak her zaman Kanun’un 11.maddesinde yer alan haklarınıza ilişkin tarafımıza başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurularınızı Veri Sorumlusu olarak Coden Bilişim Anonim Şirketi’ne aşağıda belirtilen adrese yazılı başvuru yaparak veya sistemimizde kayıtlı bulanan e-posta adresinizden e-posta göndermek suretiyle iletebilirsiniz. (İlgili talebin Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de yer alan şartlara uygun olması gerektiğini hatırlatmak isteriz.)
Adres: Kozyatağı Mah. Şakacı Sok. Baytur Sit. A Blok No: 16/A-1 Kadıköy / İSTANBUL
E-Posta: kvkk@www.coden.com.tr
