Dijital Arşivleme

Dijital Arşivleme Ve Doküman Yönetim Sistemi sayesinde kâğıt tüketimini ortadan kaldırırken aynı zamanda iş sürecindeki verimliliği de %100 oranında artırabilirsiniz. Günümüzde artık dijital dönüşüm kelimesi iş sektöründe özellikle sıklıkla karşılaştığınız kavramlardan biri haline gelmiştir.

Gelişen teknoloji ile birlikte artık kağıtlar üzerindeki her bilgi elektronik ortama kısa sürede aktarılabilmektedir. Bu sayede e-arşiv içerisinde herhangi bir şekilde kaybolma sorunu yaşanmadan uzun yıllar tüm dökümanların arşivlenmesi sağlanabilmektedir. Ayrıca dijital arşivleme hızlı bir şekilde paylaşım kolaylığı da sunabilmektedir. Yazılım teknolojisi sayesinde geliştirilen dijital arşivleme ve doküman yönetim sistemi ile tüm arşivlerinizi dijital olarak saklayabilirsiniz.

Dijital Arşivleme Nedir? Nasıl Yapılır?

Fiziksel ortamda düzenlenmiş olan tüm kayıtların ve belgelerin dijital ortama aktarılmasına dijital arşivleme adı verilmektedir. Kitaplar, defterler, belgeler, projeler ve fotoğraf ile video gibi aklınıza gelebilecek tüm dökümanlar kısa süre içerisinde dijital arşiv içerisine kayıt edilebilmektedir.

Dijital arşivleme kullanmanızın işletmeniz veya firmanız adına pek çok yararı bulunmaktadır. Öncelikli olarak daha hızlı ve kesintisiz bir şekilde dökümanlarınızı saklayabilme ve ulaşabilme avantajına sahip olabilirsiniz. Bunun yanı sıra güvenli arşivleme için de dijital arşiv ve döküman sistemi üst düzey bir performans sunmaktadır. Çalışmalarınızda daha yüksek verimlilik sağlamak için sizler de dijital arşiv sistemini tercih edebilirsiniz.

 

Dijital Arşivleme Sistemleri Nelerdir?

Dijital arşivleme sistemleri fiziksel tüm verilerin ve belgelerin saklanmasını sağlayabilmektedir. Belirli bir standarda ve düzene sahip olan dijital ortam içerisinde tüm verileriniz muhafaza edilebilmektedir. Aynı zamanda orijinal belgelerin zaman içerisinde kaybolması ve yıpranmaması gibi tüm fiziksel sorunlar da dijital arşivleme ve döküman yönetim sistemi sayesinde ortadan kalkabilmektedir.

Dijital arşivleme sistemleri tüm dökümanların yapılandırılarak ve dökümanların içeriklerine göre sınıflandırılarak hazırlanmaktadır. Firmanızın veya işletmenizin ihtiyaçlarına yönelik olarak hazırlanan dijital arşiv sistemleri iş gücünden ve zamandan da büyük bir tasarruf sunabilmektedir. Ayrıca geçmişe yönelik olarak ulaşılmak istenen evraklara daha kısa süre içerisinde ulaşılmaya yardımcı olur.

coden.com.tr sitemiz üzerinden sizler de dijital arşiv ve danışmanlık için firmanıza ve ihtiyaçlarınıza özel olan projeleri ve çözümleri değerlendirebilirsiniz. Kurumlara özel olarak hazırlanan otomasyonlar ile firmalara en uygun dijital dönüşümleri sizler için hazırlamaktayız.

Dijital Ortamda Arşivleme Nasıl Yapılır?

Dijital ortamda arşivleme yapılması için bazı aşamaların sırası ile takip edilmesi gerekmektedir.

  • Öncelikli olarak dijital ortamda arşivleme için evrakların taramaya hazırlanması süreci başlatılmaktadır. Bu aşamada evrakların net ve düzgün bir şekilde taranabilmesi için zımba ve ataş gibi ek malzemelerden arınması sağlanmaktadır. Taranacak olan evrakların rahatlıkla tarayıcıdan geçebilecek hale gelmesi oldukça önemlidir.
  • Tarama işlemi dijital arşivleme için en önemli aşamalardan biridir. Taranacak olan belgelerin net bir şekilde okunabilmesi ve dijital ortamda transfer edilebiliyor olmasına dikkat edilmelidir. Belgeler gerekli temizlik işleminden sonra sırası ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılmaktadır.
  • Tarama işleminin tamamlanmasının ardından taranan belgelerin görüntü kalitesini arttırmak için sistem üzerinden gerekli algoritmalar uygulanmaktadır.
  • Evraklara istenildiği zaman daha kısa sürede erişim sağlanabilmesi için sistem içerisinde evrak numarası, sayısı, tarihi ve evrakın hangi dosya içerisinde olması gerektiği gibi tüm bilgiler sisteme girilmektedir.
  • Tüm taranması gereken belgelerin tarama işleminin bitmesinin ardından eksiksiz bir şekilde arşivleme için kontrol aşamasına geçilmelidir. Belgelere erişim sırasında herhangi bir sorun yaşanıp yaşanmaması oldukça önemlidir. Günlük kontroller sırasında da sistem içerisinde eksik bir işlem veya dosya var ise kontrol edilmeli ve her iş sırasında gerekli kalite kontroller de yapılmalıdır.
  • Gerekli kontrollerin ve iyileştirmelerin yapılmasının ardından aktarma işleminin tamamlanması gerekmektedir. Dijital arşivleme ve doküman yönetim sistemi içerisinde taranan ve düzenlenen tüm belgeler aktarılır.
  • Kayıt altına alınan tüm belgeler artık sistem içerisinde daha sağlıklı bir şekilde kullanılabilmektedir.

Dijital Arşiv Sistemi

Dijital arşiv sistemi aktarılan tüm bilgilerin çoklu bir şekilde kullanılabilmesine olanak sağlayan bir otomasyondur. Firmaların tüm belgelerinin tek bir platform içerisinde yer almasını sağlar. Ayrıca tek bir noktadan daha kolay bir şekilde erişim sağlanabilmesi de sunmuş olduğu en büyük ayrıcalıklardan biridir.

Gün içerisinde hangi çalışma veya iş için evrak kullanılacak ise tüm dökümanlar tek bir sistem üzerinden kolaylıkla aranarak bulunabilmektedir. Dosyalar şeklinde belgeler ayrı ayrı arşivlendiği için aranan dökümanın bulunması kısa sürede gerçekleşebilmektedir.

Sistem üzerinden tüm dosyaların dijital ortamda paylaşılabiliyor olması veya tekrar güncellenebiliyor olması da oldukça önemlidir. Dökümanlar eğer gerekli görülür ise tekrar kağıda basılarak kopyalanabilmektedir. Eğer fiziksel arşivleme gerekli görülüyor ise basılan dökümanlar da dosyalanarak fiziksel olarak tekrar kullanım için her zaman hazırdır.

Dijital arşivleme otomasyonları her türlü dökümanın sağlıklı bir şekilde muhafaza edilebilmesini sağlamaktadır. Ayrıca belgelerin gelecek nesillere de korunmuş olarak aktarılabilmesi için de yardımcı olmaktadır.

Dijital arşivleme sisteminin sunmuş olduğu en büyük avantajlardan birisi de çok eski belgelerin bile tekrar gün ışığına çıkmasını sağlamaktır. Firmanıza veya işletmenize ait en eski belgelere bile daha kısa süre içerisinde ulaşarak inceleyebilmenizi sağlar.

Erişim sağladığınız bilgileri kurum içerisinde çoklu olarak paylaşabilirsiniz. Dijital arşivleme ve doküman yönetim sistemi otomasyonu içerisinde aynı anda birden fazla kişinin aynı belgeye erişim sağlaması da gerçekleşmektedir. Belgelerinizin yıpranmadan ve evrakların aslına ulaşmanıza gerek kalmadan dijital ortamda arşivlenmesini sağlar.