Sözleşmeler, fişler, faturalar, ve bunlar gibi işletme için büyük önem arz eden birçok belge çeşidi bulunuyor. Bu belgelerin aynı zamanda işletme tarafından güvenle saklanması da gerekiyor. Teknolojinin gelişmesi ve dijitalin öneminin giderek arttığı bu günümüz dünyasında, dijital dönüşümünü tamamlamamış işletmeler, bu depolama ve saklama işlemini fiziksel olarak sürdürmekteler. Geleneksel depolama yöntemleri yalnızca çok yer kaplamakla kalmıyor, aynı zamanda aranılan belgelere ulaşma süresini uzatıyor ve bunun yanında herhangi bir kaza durumunda (yangın, su baskını vs.) belgeler tehlikeye girmiş oluyor. Doküman yönetim sistemi ile tüm bu durumların önüne geçebilirsiniz.

 

Doküman Yönetim Sistemi Nedir? 

 

Doküman yönetim sistemi, dijital dönüşümünü tamamlamış işletmelerin büyük bir çoğunluğunun kullandığı, işletmeye ait her çeşit dokümanın depolandığı ve yönetildiği yerdir. 

 

Dijital ortamda saklanan tüm dokümanlar bulutta güvendedir, fiziksel depolamaya ihtiyaç duymaz ve istenildiğinde daha kolay erişim sağlanabilir. Doküman  yönetim sistemi, belgelere kısıtlı erişim sağlama imkanı da sunar. Yalnızca ilgili kişilerin ilgili belgelere erişimine izin verilebilir, diğer belgelere ilgili olmayan kişilerin erişimi engellenebilir veya kısıtlanabilir. Kolayca tasnif edilen ve indekslenen dokümanlara erişim hiç olmadığı kadar kolay hale gelir. Ayrıca onay, kontrol, revizyon ve yayınlama aşamalarında da e-posta ile bilgilendirme sağlanabilir. 

 

Doküman Yönetim Sisteminin Faydaları Nelerdir? 

 

1- Kurumsal hafizayı arttırır. 

 

Doküman yönetim sistemleri yalnızca fiş, fatura, sözleşme gibi belgeleri saklamakla kalmaz. Şirketin yıllar içinde edindiği tecrübe ve bilgi birikimini, iş akışını, süreçleri ve diğer şeyleri yeni çalışanlara aktarmak için mükemmel bir yöntemdir. 

 

2- İşletmeye ait tüm dokümanların güvenliğini sağlar. 

 

Tüm belgelerin dijital ortamda saklanması ve deoplanması, fiziksel depolamanın gerekliliğini ortadan kaldırmasının yanı sıra, belge ve veri güvenliğini de sağlar. Tüm dokümanların bulutta saklanıyor oluşu, doğal afet, yangın, su baskını, hırsızlık gibi durumlarda da verilerin güvenliğini sağlamış olur. 

3- Belgelere erişim kolaylaşır. 

 

Bulutta saklanan herhangi bir sözleşmeyi, bir faturayı veya eğitim dosyasını yalnızca birkaç harf yazarak arayıp bulmak çok daha kolaydır. Aranılan dokümanı bulamamak, zaman kaybından başka bir şey değildir. Doküman yönetim sistemi, zamandan tasarruf sağlar. 

 

4- Mekan bağımlılığını ortadan kaldırır. 

 

Kişinin doküman yönetim sistemine yüklenmiş dokümanlara erişmek için ofiste veya iş yerinde olma zorunluluğu ortadan kalkar. Kişi, ne zaman isterse, her nerede olursa olsun kendisiyle paylaşılan veya ulaşması gereken dosyalara ulaşabilir. 

 

5-  Verimliliği arttırır. 

 

İstenilen anda dosyalara erişebilme, arama özellikleri sayesinde dosyalara kolayca erişebilme, yetkileri yönetme ve yalnızca ilgili kişilerin dosyalara erişiminin sağlanması, paylaşma gibi özellikler şirket verimliliğini arttırır. Bunun yanı sıra, şirketin, dokümanlarının üzerinde mutlak kontrolü olmasını sağlar. 

 

Tüm bu özellikler gözler önüne seriyor ki, doküman yönetim sistemleri, efektif ve verimli bir işletme yönetimi sahip olunması gereken en önemli şeylerden biridir. 

Coden Bilişim olarak 12 yıldır iş akışı, proje yönetim ve destek, doküman yönetim sistemleri ve kalite yönetim sistemleri çözümlerimizle firmaların dijital dönüşümüne öncülük yapıyoruz. Firmanızın dijital dönüşümüne başlamak için hemen bizimle iletişime geçin, neler yapabileceğimizi konuşalım. 

 

Diğer Faydaları

 

  •  Dokümanların versiyonlanmasını, eski versiyonların saklanmasını ve önceki versiyonlara yetkilendirmeler doğrultusunda erişimi sağlar.
  •  Dokümanların erişim ve düzenleme geçmişi kayıt altına alır. Bu sayede kim ne zaman erişmiş ya da ne zaman değişiklik yapılmış kronolojik olarak izlenebilir.
  • Dokümanların dahili ya da harici kullanıcılara oluşturulan Url’ler ile kolayca paylaşılmasını (yetki kısıtlamaları, tarihsel kısıtlamalar, erişim sayısı kısıtlamaları da içerecek şekilde) sağlar.
  • Dokümanlara, dizinlere, kütüphanelere abonelikler oluşturularak kullanıcıların her türlü gelişmeden haberdar kalmalarını sağlar.
  • Birbirinden farklı alt yapılara sahip barındırma ortamlarını (veri tabanı, sunucu dosya sistemi, bulut depolama hizmetleri, vs.) bir araya getirerek tüm dokümanları tek bir platformdaymış gibi uyum içerisinde yönetilmelerine imkan sağlar.

 

Diğer blog yazılarımız göz atın: 

 

https://www.coden.com.tr/dijital-donusum-blog/

 

Sosyal medya hesaplarımızı takip etmeyi unutmayın!

 

İnstagram : https://www.instagram.com/codenbilisim/

Linkedin : https://www.linkedin.com/company/2921299/admin/

Twitter : https://twitter.com/codeNBilisim

 

Bir başka blog yazısında görüşmek üzere, sağlıcakla kalın!