Projeler, birçok kişinin iş bölümü yaptığı, belirli bir başlangıç ve bitiş tarihi olan, belli bir finansman dahilinde yapılan ve bir soruna çözüm bulmaya veya bir fırsatı değerlendirmeye yönelik süreçlerdir. Etkili bir proje yönetimi, projenin akışının kusursuz olarak sağlanması ve zamanında tamamlanması için hayati önem taşır. 

Bu blog yazımızda, projelerin etkili şekilde yönetilmesi, ekip üyeleri arasındaki iletişimin akıcı olması, proje süreçlerinin takibinin yapılabilmesi ve projenin zamanında teslim edilebilmesi gibi birçok konuyu ele alıp bunları nasıl sağlayabileceğimizden bahsedeceğiz. İşte karşınızda etkili bir proje yönetimi için gerekli 5 altın kural. Bu kuralları ve önerileri takip etmek, ekip üyeleri arası iletişimi kuvvetlendirecek, süreçlerin daha kusursuz ve akıcı hale gelmesini sağlayacak. 

1- İletişim İçerisinde Kalmak: 

Projelerde en önemli şeylerden biri, projedeki ekip üyelerinin arasındaki iletişimin kuvvetli olmasıdır. Aralarında güçlü bir iletişim bulunan ekip üyeleri, birbirileri ile uyumlu şekilde hareket eder, birbirlerini tamamlar ve gerekli işler çok daha akıcı ve kısa bir sürede halledilebilir. Ekip üyeleri arasında güçlü bir iletişimin sağlanması, projenin olması gerektiği şekilde ilerlemesi için hayati öneme sahiptir. 

2- Başlangıç/bitiş tarihleri ve beklentiler konusunda gerçekci olun. 

Projeler için başlangıç ve bitiş tarihleri belirlemek, bütçe belirlemek ve buna benzer diğer şeyler, projenin zamanında tamamlanabilmesi için gerekli kaynakların belirlenmesi ve tedariki, etkili bir proje yönetimi olmazsa olmazlardandır. 

Aynı zamanda, beklentiler konusunda da gerçekci olmakta fayda vardır. Çok yüksek beklentiler içine girmek, vakti geldiğinde ve gerekli işler tamamlanmamış olduğunda başarısızlık hissi verecektir. 

Proje kapsamındaki her şey, ilgili kişilere, başlangıç ve bitiş tarihleri bildirilerek görevlendirme şeklinde iletilmelidir. Kişilerin iş planına bağlı kalmaları, projenin sorunsuz olarak ilerlemesinde tabii ki önemli bir rol oynar. 

3- Olası riskler ve risklerle nasıl başa çıkılacağını belirleyin:

Hepimiz sürekli veya kimi zaman hayatımıza dair şeyleri planlarız. Planlarımıza ve hedeflerimize ulaşmak için her şeyi mükemmel şekilde yapıyor olsak da işler her zaman istediğimiz gibi ilerlemeyebilir ve hayat karşımıza zorluklar ve engeller çıkarabilir. 

Projelerde de bahsettiğimiz durumun aynısı söz konusudur. Bir proje her ne kadar mükemmel planlanmış olursa olsun, aksilikler ortaya çıkabilir ve çıkacaktır. Bu tarz aksilikler hayatın bir parçasıdır, önemli olan paniğe kapılmadan onlarla nasıl başa çıkılacağını belirlemektir. 

Kötü hava koşulları, tedarik süreçlerinde yaşanan aksaklıklar, teknolojik sorunlar ve daha birçok etken, projeyi olumsuz yönde etkileyebilecek şeylerdir. Bu gibi durumlar meydana geldiğinde, nasıl bir yol izleneceğinin önceden belirlenmesi, sorunların mümkün olan en kısa sürede çözülüp projenin normal akışında devam etmesini sağlayacaktır. 

4- Toplantı sayılarını minimuma indirin: 

Yapılan araştırmalar, toplantıların yalnızca %22 gibi düşük bir kısmının oldukça verimli olduğunu gösteriyor. Projeyi gerçekleştirecek ekip üyelerinin gerekli bilgileri almaları için toplantılar elbette gereklidir, ancak toplantıların sayısının artması, toplantıların verimini düşürmekle beraber aynı zamanda vakit kaybı, dolayısıyla projenin gecikmesine de yol açabilir. 

Burada yapılması gereken, projeye başlamadan önce proje kapsamındaki tüm kişilerin mükemmel bir başlangıç toplantısı planlamasıdır. Bu toplantının etkili ve verimli geçmesi için, konuşulacak konuların ve katılımcıların belirlenmesinin yanı sıra, proje kapsamındaki önemli kişilerin de toplantıya katılacağından emin olunması önemlidir. Proje sahiplerinin ve önemli kişilerin katılımı olmadan gerçekleştirilen toplantılar sonrasında, ilgili kişilere toplantı notlarının aktarılması için tekrar bir toplantı organize etmek gerekebilir, ki bu vakit kaybıdır ve projenin gecikmesi ile sonuçlanabilir. 

5- Proje yönetim sistemi kullanın: 

Etkili bir proje yönetiminin çok daha kolay ve takip edilebilir hale getirmek için proje yönetim sistemlerinden destek almak oldukça akıllıca bir çözümdür. 

Proje yönetim sistemleri, görevleri yönetmek, iletişimi kolaylaştırmak ve güçlendirmek, gerekli dosyaları saklamak ve paylaşmak gibi birçok şeye yardımcı olabilir. codeN Bilişim olarak, 12 yıldır birçok projeye verdiğimiz yönetim ve destek hizmetleri ile proje sahiplerinin çözüm ortağı olduk. 

Sunduğumuz proje yönetim ve destek hizmetleri ile, projelerin iş akışlarının kusursuz bir şekilde ve olması gerektiği gibi ilerlemesi için sizlere yardımcı oluyoruz. Proje yönetim ve destek hizmetleri ile neler sunuyoruz? 

• Yönetim ve organizasyon : projeye yönelik tüm ihtiyaçlara ilişkin yönetim ve organizasyon
• Kişiye özel görev atama: Projeye ilişkin görevlerin ilgili kişilere atamasının yapılmasını sağlar. Görev ataması yapıldığında ilgili kişi bilgilendirilir, detayları görebilir. Proje yöneticisi ilgili işin ne durumda olduğunun takibini yapabilir. Etkili bir proje yönetimi için görev dağılımı yapılmasını kolaylaştırır.
• Gider, malzeme ve ihtiyaç yönetimi: Proje sürecinde, birçok ihtiyaç ortaya çıkacaktır. Proje yönetim sistemi, projeye ilişkin tüm ihtiyaçların dijital ortamda kolayca yönetilmesini, malzeme tedarikinin hızlanması ve kolaylaşmasını, giderlerin tek noktadan takip edilebilmesini sağlayarak etkin bir proje yönetimi sunar. 
• Zamandan tasarruf etmenizi sağlar: Projelerde en önemli şeylerden biri, projenin başlangıç ve bitiş tarihi arasındaki bir sürede tamamlanmasıdır. Dolayısıyla her gün, her saat, her dakika projelerde önemlidir. Projeyle ilgili süreçlerin dijital ortamdan takip edilmesi ve yürütülmesi ile, mesafelerin önemini yitirir ve kişiye bağlılık ortadan kalkar, dolayısıyla proje daha hızlı ve düzenli akar. 
• Projenin takibi kolaylaşır: Tüm takip ve organizasyon dijital ortamdan yapıldığı için, takip çok daha kolay hale getirilmiş olur. Eksikler, ihtiyaçlar, tamamlananlar ve raporlamalar kolayca izlenir. Ekip arası iletişim kuvvetlendirilir, uyum arttırılır ve projenin kusursuzca akması sağlanır. 

Etkili bir proje yönetimi için 5 altın kuralı sizlerle paylaştık. Bu kuralları uygulamak, projelerin istenildiği şekilde ilerlemesi ve aksaklıkların minimuma indirilmesinde sizlere yardımcı olacaktır. 

İş süreçleri ve iş akışı yönetimi, dijital dönüşüm ve proje yönetim ve destek hizmetleri alanında 12 yıldır çözüm odaklı hizmetler sunan codeN Bilişim, işletmenizin dijital dönüşümünde sizlere yardımcı olmak için her zaman hazır. 

Detaylı bilgi için bizimle iletişime geçmeniz yeterli!

Sosyal medya hesaplarımızı takip etmeyi unutmayın!

İnstagram : https://www.instagram.com/codenbilisim/

Linkedin : https://www.linkedin.com/company/2921299/admin/

Twitter : https://twitter.com/codeNBilisim

Bir başka blog yazısında görüşmek üzere, sağlıcakla kalın!